Tego typu systemy nie wymagają od użytkownika żadnej specjalistycznej wiedzy z zakresu programowania, znajomości php, baz danych, css, czy nawet samego html-a, mimo że same zbudowane są w oparciu o powyższe techniki.
Zasadniczym zadaniem wszystkich systemów CMS jest oddzielenie treści serwisu od sposobu jej prezentacji, dzięki czemu proces zarządzania witryną staje się niezmiernie prosty. Osoba odpowiedzialna za zarządzanie witryną może się skupić na treści merytorycznej nie dbając w zasadzie o resztę. Mówiąc w skrócie, wszystkie strony w systemach CMS działają w oparciu o szablony (layouts) oraz zawartość baz danych, do których podczas publikacji nowych materiałów system automatycznie je przenosi.

Większość systemów tego typu ma budowę modułową, coś na zasadzie klocków, które możemy dowolnie dodawać i łączyć w całość.
Owe elementy spełniają różne zadania np. zarządzają artykułami, utrzymują kontakt z odwiedzającymi stronę, zarządzają grafiką, inne prowadzą statystykę a jeszcze inne są zwykłymi gadżetami typu sonda, czy ilu aktualnie gościmy na swojej stronie internautów.

Dzięki zaawansowanym systemom CMS informacje zawarte na stronach firmowych są stale aktualne właśnie ze względu na prostotę jej obsługi, a aktualizacji materiału może dokonywać każdy pracownik firmy z uwzględnieniem poziomu dostępu lub działu ,którym zarządza.
Obecnie coraz częściej można zaobserwować przepisywanie stron wykonanych tradycyjnymi metodami do systemów cms.

A oto kilka powodów:

• - Znaczny spadek kosztów obsługi strony
• - Brak uzależnienia od firm zewnętrznych
  
• - Natychmiastowa aktualizacja.
  
• - Możliwość obsługi przez kilku pracowników jednocześnie
  
• - Prostota obsługi - wystarczy podstawowa wiedza na temat komputera, lub edytorów
    tekstowych
• - Nieograniczony zakres rozbudowy serwisu o kolejne funkcje.